隨著互聯網技術的快速發展，培訓教育行業的企業和機構的辦公方式和業務流程發生了巨大的變化，大量數據信息的創建、存儲、傳輸，以及共享方式也隨之而變。企業中大量核心機密信息和重要數據，例如課件資料、視頻信息、培訓教案等，都以電子文檔形式存儲于內部網絡中，給信息的安全管理帶來了巨大的挑戰。在享受互聯網所帶來的便捷的同時，數字信息的安全問題也已經成為所有培訓教育行業的企業所面臨的關鍵問題之一，換言之，數據信息的安全和管理正面臨著新的挑戰。
                                       
需求分析
　　教育培訓機構比如學校等都包括職能部門和教學部門，每個部門都擁有大量信息資源，公共資源需要發布給老師和學生；內部資源需要部門歸檔保存；個人資源有文檔、電影、照片等同樣需要有效的保存和查詢。信息資源的存儲與管理很重要，不僅個人需要一個屬于自己的空間進行數據的存儲和調用，而部門更需要將分布在個人手中的資料進行收集并分類歸檔保存。
　　普通的解決方案（如FTP等）雖然能使數據得到保存，但由于對共享權限的控制不靈活，同時不能實現文件級共享，很容易在文件夾共享后產生安全問題。又由于其結構特點的局限性，造成管理困難（如批量導入用戶），很難實現較大規模應用。此外，普通方案不能解決用戶在線存儲的需求，給用戶在線存取文件帶來不便。總之，普通的解決方案雖然曾經幫助學校實現了文件存儲和傳輸，但同時也給使用者帶來了很多應用上的困擾。
　　目前，很多信息部門對于文件的歸檔管理，實現計算機輔助管理，停留在目錄級管理或目錄加數字資源掃描件管理。這樣，無法實現直接從網絡上查詢、調閱數字資源、無法實現基于文檔內容的全文檢索，同時，對數字資源信息的深加工和專題編研困難，利用水平較低。為此，教育行業亟需一站式的和管理規范，以實現文檔的便捷電子化、知識分享的安全，以及保證工作的高效。     
     
解決方案
　　1.建立學校私有云存儲平臺
　　目前，學校的文檔數據，如一些重要的教學資料或科研數據，均以文檔、圖片、音頻或者視頻的方式存在，并且散落在每個學生、每個教研室甚至每個老師的存儲設備上。
　　電子文檔安全管理平臺，以合理機制輔助學院和課題組，為打造知識庫提供海量文檔存儲和管理的數據平臺，讓知識庫的建成更高效。通過文檔安全管理平臺，教師可以統一對教學文檔資料以及其它資料（圖片、音頻、視頻等）進行一站式管理，解決教育行業文檔資料內部使用和分享的難題。
　　

　　2.文檔資源靈活共享
　　學校、教師、學生個人之間缺乏快速高效的交互平臺。分校、跨學院、跨專業之間存在信息不對等，教學資源難以得到有效利用，資源共享和查找資料低效。
　　在實際的多媒體教室教學中，老師為學生布置作業，學生給老師提交作業，通常使用的一種辦法是學生使用U盤在教師機頻繁拷貝，另一種辦法是通過發送郵件的方式完成。以上辦法給用戶帶來很多不便，效率低下。通過安全云個人文檔存儲空間，老師和學生不僅擁有了自己的存儲空間，老師還可以通過系統對目錄進行方便、靈活的權限設置，將課件資料、作業等快速、有效地分配給學生。同時可以控制學生的訪問權限，還可以確定共享范圍，決定將資料共享給哪些相關的學生。

　　3.文檔資源高效檢索
　　不同類型的文件在持續歸檔后會形成大量的數據信息。在這些數據中快速定位文件位置，解決查找難題，提高工作效率，是用戶面臨的問題。用戶需要更快、直接的查詢方式，對于文檔類資料，不僅僅滿足于針對標題、摘要等元數據的查詢方式，更需要基于文字內容的全文檢索。
　　系統實現了基于文檔內容和元數據的全文檢索，用戶使用查詢功能，輸入要查詢文件的關鍵字，包含這些關鍵字的所有文件都被查詢出來。同時用戶還可以利用元數據的組合進行更準確的定位。
　　

　　4.文檔版本管理
　　系統有修訂版管理功能，可以保留之前修改過的版本，如果新版資料有誤刪除或更改不合理的地方，或需要使用舊版時，可以退回到所需版本，保證教學資料不會丟失。

　　5.文檔資源安全備份
　　系統為用戶提供了一種桌面文件自動備份服務，用戶可以將個人電腦中的重要數據定時備份到存儲服務器的個人空間中。有效實現從員工桌面數據自動搜集、透明備份、版本管理到數據恢復的數據安全管理。
　　另外，系統支持備份恢復重定向，即將文檔恢復到主機和路徑，當終端電腦壞掉時，可重新換電腦進行恢復。另外，如果一個賬號對應多臺備份終端，方便相互之間恢復。當文件刪除、硬盤損毀等意外發生時，可通過已備份文檔進行快速一鍵恢復。
　　

　　6.跨平臺支持
　　在如今的辦公模式中，移動辦公已經成為了一種的方式。系統采用C/S和B/S混合架構模式。通過B/S架構，瀏覽器與服務器構成體系，只要通過瀏覽器輸入域名，便可與服務器連接，真正實現跨區域教學，資源共享便捷，還可開設遠程教育，使教學不受時間和地點的約束。
　　另外，系統還支持便捷移動客戶端訪問方式，用戶經身份認證后，能夠隨時隨地通過移動終端訪問的課件文檔資料。

　　7.用戶操作安全審計
　　系統提供安全日志審計功能，對于任何用戶的文檔操作、登錄情況、系統管理員操作等都有日志記錄。同時，為了更高效的使用日志審計功能，系統提供了多種查詢方式，包括：按時間查詢、按登錄名查詢、按文件查詢以及按執行動作查詢。
     
方案優勢
 　（一）安全的文檔存儲與管理
　　私有云存儲架構——使企業文檔更加安全可控
　　細粒度權限——實現更靈活的訪問控制
　　智能備份——實現數據的實時和超高速恢復能力
　　版本管理——歷史版本、隨時回溯
 　（二）高效的文檔共享與寫作
　　統一的共享平臺——共享、協作更方便
　　隨時隨地的移動訪問——使得辦公變得隨心、輕松
　　的共享協作提醒——使共享協作更精準、更具時效性
 　（三）簡易的操作和使用
　　多種檢索方式——快速匹配、提高搜索效率
　　域用戶管理——支持導入Windows域用戶或組織架構，一步完成用戶部署
　　人機交互——支持客戶端、網頁版、移動端的文檔訪問方式。

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